Как? Так! Ответы на популярные вопросы

Поделиться:

Как выполнить слияние адресных наклеек, используя Excel и Word

Содержимое:

Научиться пользоваться Mail Merge в Microsoft Word может быть непростой задачей, если вы пытаетесь использовать Microsoft Help. Мы опишем гораздо более линейный способ - создание файла адресов в Excel, слияние в Word и добавление предпочтений и более утонченных деталей. Этот простой способ может сэкономить часы "возни" с этикетками, гарантируя, что вы не будете прибегать к подписыванию их позже!


Примечание: Это для Office 2003; инструкции для других версий могут различаться.

Шаги

  1. 1 Создайте файл адресов в Microsoft Excel, вставив имена и адреса следующим образом:
  2. 2 строка 1 должна иметь заголовок, прежде чем начать добавлять адреса из строки 2 дальше
    1. Поместите имена в колонку A.
    2. Поместите фамилии в колонку B.
    3. Поместите почтовые адреса в колонку C.
    4. Поместите города или местечка в колонку D.
    5. Поместите округ (область) в колонку E.
    6. Поместите почтовые индексы в колонку F.
    • # Сохраните файл. Запомнить расположение и имя файла.
    • # Закройте Excel.
  3. 3 Откройте Word и перейдите в "Tools/Letters" и "Mailings/Mail Merge".
    • Если панель задач не открыта на правой стороне экрана, перейдите в View/Task Pane и щелкните по ней. Панель задач должна появиться.
  4. 4 Заполните переключатель Labels в панели задач (Task Pane).
  5. 5 Нажмите на Label Options и выберите ярлык, который используется, в списке. Нажмите кнопку ОК, как только вы выбрали.
  6. 6 Нажмите Next: "Select Recipients".
  7. 7 Нажмите на кнопку "Browse" и найдите файл, который только что сохранили в Excel и сохраните в папке My Documents. Откройте этот файл и откроется диалоговое окно. Все получатели должны быть выбраны по умолчанию. Если нет, сделайте это и нажмите кнопку OK.
  8. 8 Нажмите Next: "Arrange your labels".
  9. 9 Нажмите на кнопку "More items..." Оставьте поля Database (вверху справа), отобранными и нажмите на поля, которые хотите вставить. Нажимайте по них в порядке, в котором они будут появятся на этикетке. Как правило, это Имя, Фамилия, Улица, Город, Область, Почтовый индекс. Не обращайте внимания на то, что все они в конечном итоге находятся в одной строке. Когда вы закончите выбор, можно будет добавить пробелы и возврат каретки, где вы хотите их видеть на этикетке. Если у вас есть все вставленные поля, нажмите кнопку ОК. Если вы забыли одно, поместите курсор, где вы хотите, чтобы оно было (поле справа от курсора, вероятно, станет серым - это нормально), затем нажмите кнопку "More items..." снова и выберите поле, которое нужно добавить. Нажмите кнопку CLOSE в окне, как только закончите вставлять все необходимые поля.
  10. 10 Добавьте пробелы и возврат каретки так, чтобы этикетка выглядела правильно. Игнорируйте это, когда поле после Location (место) для любого из них становится серой, пробел будет добавлен вместо замены поля.
  11. 11 Мы «подтолкнули» весь адрес немного вправо путем "увеличения отступа" один раз. Это зависит от размера этикетки, которую вы используете, но выглядит лучше!
    • Если все находится там, где вам нужно, нажмите на Update All Labels. Вы должны увидеть поля, скопированные на все этикетки.
  12. 12 Нажмите Next: "Preview your labels".
  13. 13 Если вас все устраивает, нажмите Next: "Complete the Merge". В этом окне можно редактировать отдельные этикетки или напечатать их: стоит нажать на EDIT INDIVIDUAL LABELS и нажать ALL и OK, даже если вас все устраивает, таким образом вы можете получить доступ ко всем страницам этикеток.
    • Сохраните файл, прежде чем сделаете что-нибудь еще!
  14. 14 Вы также можете использовать коммерческие онлайн-инструменты для выполнения вашего слияния при создании этикеток. Преимуществом является то, что они легки и быстрые в использовании.
Прислал: Васильева Светлана . 2017-11-05 16:56:24
Поделиться: