Как? Так! Ответы на популярные вопросы

Поделиться:

Как архивировать Lotus Notes

Содержимое:

Если у вас заканчивается место на электронной почте Lotus Notes, и вы не готовы удалить лишнюю почту, то подумайте о архивации ваших писем. Архивация писем означает, что вы скопируете сообщения в другое место на вашем компьютере. В этой статье вы узнаете, как заархивировать письма Lotus Notes, чтобы освободить место на вашей учетной записи, сохраняя почтовые данные. А также это помогает вашему компьютеру и программному обеспечению работать с более высокой производительностью.

Шаги

  1. 1 Установите лимит на размер файла вашей почты. Установите размер файла вашей почты на не больше, чем 500 МБ. (В некоторых организациях используется меньший лимит, например, 200 МБ.)
    • Проверьте размер ваших данных в File, Database, Properties. В Lotus 8, зайдите в File, Applications, Properties.
    • Нажмите на вкладку "i". Номер рядом с "Disk Space" – это размер данных в Lotus Notes.
  2. 2 Узнайте необходимые для вашей организации настройки. Если вы используете Lotus Notes для школы или работы, то, возможно, архивация уже настроена. Это помогает организациям контролировать количество электронных писем на одного пользователя, а также общую производительность компьютеров внутри организации. Если архивация уже настроена, то поговорите с техническими сотрудниками о том, можно ли изменять данные настройки.
  3. 3 Определите желаемые параметры архивации. Вы можете либо архивировать все электронные письма Lotus Notes, либо выбранные вами. Кроме того, вам придется подумать о том, как часто будет производиться архивация Lotus Notes.
    • Откройте соответствующие приложение (Mail).
    • Зайдите Actions, Archive, Settings.
    • Откройте вкладку Criteria и убедитесь, что выбрана опция "Default for last modified".
    • Нажмите "ok", чтобы сохранить изменения.
    • Убедитесь, что Criteria включена.
  4. 4 Создайте расписание для автоматического обновления. Расписание автоматической архивации гарантирует, что вы регулярно и последовательно выполняете эту операцию. А также это сэкономит ваше время.
    • Откройте соответствующие приложение (Mail).
    • Зайдите Actions, Archive, Settings.
    • Откройте вкладку Schedule. Убедитесь, что выбрана опция "Schedule archiving".
    • Выберите нужное время и день, когда файлы будут архивироваться.
  5. 5 Сделайте архивацию Lotus Notes вручную. Даже если вы создали автоматическое расписание для архивации, вы в любое время можете провести архивацию вручную.
    • Откройте соответствующие приложение (Mail).
    • Откройте электронную почту или папку, архивацию которой вы хотите выполнить.
    • Зайдите в Actions, Archive, Archive Now.
    • Нажмите Yes, чтобы провести архивацию с выбранными вами настройками.
  6. 6 Выполните архивацию с использованием метода бери-и-брось. По сути, это еще один ручной способ провести архивацию Lotus Notes.
    • Откройте соответствующие приложение (Mail).
    • Откройте электронную почту или папку, архивацию которой вы хотите выполнить.
    • Выберите нужное сообщение(я).
    • Перетащите сообщение(я) в папку Архив, на вашей навигационной панели.
  7. 7 Просмотр заархивированных сообщений. Хотя вы и сделали архивацию ваших писем, вы по-прежнему можете их просмотреть, когда вам захочется. Файл вашего архива полностью имитирует структуру выбранных для архивации папок в Lotus Notes. Все останется в привычном для вас стиле.
    • Откройте соответствующие приложение (Mail).
    • Нажмите на Archive на Панели навигации.
    • Выберите соответствующий архив (например, По умолчанию с Последним изменением).

Советы

  • Сделайте резервную копию важных писем. Если вы храните важную почту в Lotus Notes, то убедитесь, что вы скопировали их в другое место, например, CD-диск или DVD-диск. Таким образом, у вас будет храниться дополнительная копия, на случай проблем с сервером или неполадок вашего компьютера.
  • Удаляйте старые и ненужные сообщения, особенно, если они содержат вложения. Это поможет уменьшить размер ваших данных и увеличить производительность вашего компьютера.


Прислал: Николаева Кристина . 2017-11-05 14:59:08
Поделиться: