Как? Так! Ответы на популярные вопросы

Поделиться:

Как вести и хранить записи при помощи Microsoft Access

Содержимое:

2 части:

Хранение документации на компьютере позволяет по мере необходимости легко получить к ней доступ. В мире существует достаточно много автоматизированных программ ведения учета (которые обычно именуют СУБД-приложениями), но если на вашем компьютере стоит ОС Windows, Microsoft Access считается достаточно понятной, чтобы даже пользователь домашнего ПК мог использовать индивидуально настроенную базу данных для создания, редактирования и хранения личных записей. Access недоступен на Mac Office, но его собственное популярное СУБД-приложение FileMaker Pro, созданное в дочерней компании Apple, имеет схожие функции, что и Access.

Часть 1 Установка Microsoft Access

  1. 1 Раздобудьте Microsoft Access. Access распространяется в составе пакетов Microsoft Office для ОС Windows. Само приложение доступно в различных изданиях, включая Office 365, который можно «арендовать» менее чем за 650 рублей в месяц, Microsoft Office, который можно приобрести на диске в розничном магазине или в Интернете, а также приложение Access, продающееся в качестве отдельного приложения в интернет-магазине Microsoft. Access доступен только на операционной системе Windows.
    • Всю самую свежую информацию о программном пакете Office можно найти на сайте Office.com.
    • Если хотите установить Windows-версию Office на Mac, достаньте совместимую копию ОС Windows и запустите ее вместе с OS X при помощи программы Boot Camp.
  2. 2 Определите место, в котором будут храниться файлы базы данных. Используйте облачное хранилище данных, вроде Microsoft OneDrive или DropBox, чтобы ваши файлы были доступны из любой точки мира, в которой есть доступ к интернету, храните файлы на локальном компьютере или в другой сети, или обезопасьте себя от потерь, сохранив копии файлов в разных местах.
  3. 3 Установите пакет Office. Если у вас нет компакт-диска, вам придется скачать и запустить (двойным щелчком мыши) установочный файл, после чего установить программу через интернет. Укажите, какие приложения необходимо установить. Если намеренно его не отменить, то Office установит Access по умолчанию. Во время процесса установки ваш компьютер может несколько раз перезагрузиться.

Часть 2 Создание простой базы данных

  1. 1 Запустите Microsoft Access. Для этого откройте меню «Пуск», раскройте вкладку «Все приложения», найдите в списке ярлык «Access» и нажмите на него. На главном окне вы сможете выбрать, какой тип проекта вам нужен. С помощью пустой базы данных вы можете хранить списки людей, которым вы задолжали денег, или тех, которые должны деньги вам, а также списки накладных, крупные хранилища почтовых или электронных адресов и другие объемные массивы данных.
    • Access является куда более мощным инструментом для ведения подобных дел, чем Microsoft Excel. Вы можете без труда объединить работу Access и Excel через импорт или экспорт данных посредством соответствующих кнопок на вкладке «Внешние данные».
    • Чтобы упростить запуск программы в будущем, можете щелкнуть по ярлыку правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Закрепить на панели задач».
  2. 2 Выберите «Пустая база данных рабочего стола», а затем нажмите «Создать». Вы сможете поэкспериментировать с другими вариантами, когда освоите основы. При первом запуске программа создаст новый файл с именем по умолчанию «Database1» и чистой таблицей «Таблица1».
    • Базы данных хранят данные в виде таблиц, которые сообщают Access, где следует разместить данные, которые вы вносите в ячейки таблицы, на жестком диске.
    • Нажмите на стрелки или клавишу «Tab», чтобы перейти к следующему полю.
  3. 3 Нажмите на желтую ячейку с надписью: «Нажмите для добавления». Из появившегося выпадающего меню выберите тип данных для поля. В списке имеются следующие пункты: «Краткий текст» для небольшой текстовой записи, вроде имени или почтового адреса, «Числовой», «Денежный», «Дата и время» и другие.
  4. 4 Назовите новый столбец. Обратите внимание, что по мере добавления элементов в строки и столбцы справа, первое поле таблицы автоматически заполняется идентификатором, отсюда и его название – вы можете изменить это, когда лучше освоите программу.
  5. 5 Введите больше данных. Добавьте новые столбцы, внесите новые данные, после чего переименуйте их, как захотите.
  6. 6 Сохраните таблицу. Для этого откройте вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Сохранить как». Ничего не меняйте в настройках по умолчанию и снова нажмите кнопку «Сохранить как». Нажмите кнопку «Да», когда вас попросят подтвердить закрытие всех открытых объектов в Microsoft Access. Файл сохранится.
    • Если вы когда-нибудь решите перенести базу данных в облачное хранилище или на другое устройство, воспользуйтесь специальной функцией Access, чтобы переформатировать данные для новой платформы. Просто нажмите кнопку «Файл», а затем «Сохранить как» и выберите один из форматов, представленных на панели справа.

Похожие статьи

Прислал: Фомина Анастасия . 2017-11-05 16:02:27
Поделиться: